Im E-Filing-Markt scheinen die Frage nach der vorzeitigen Aufbewahrung von Signaturdateien und die Frage nach dedizierten oder gemeinsamen Betriebsmodi von elektronischen Ablagesystemen (EFS) die beiden großen Trends im Jahr 2021 zu sein.
Interesse, Unterschriftsdateien in einem elektronischen Ablagesystem abzulegen
In Frankreich hat die ANSSI (Agence Nationale de Sécurité des Systèmes d'Information), die für den Qualifizierungs-Benchmark-Test zuständig ist, beschlossen, die Lücke im eIDAS-System zu schließen, indem sie zwei Methoden vorschlägt: Anreicherung der digitalen Signatur für Ihre Dokumente im Speicherprozess (zu viele Signaturen) oder Speicherung der Signaturdatei in SAE gemäß der Norm NF-Z 42 013. Die Fülle an qualifizierten digitalen Signaturen beinhaltet das Nachsignieren von Dokumenten nach zukünftigen Sicherheitsstandards, um jegliches Fälschungsrisiko zu vermeiden. Um beispielsweise ein Archiv mit 10 Millionen Dokumenten zu pflegen, müssen Erweiterungen regelmäßig jedes Dokument mit einer zusätzlichen Signatur versehen, was mit erheblichen Kosten verbunden ist.
Warum ist Dateisicherheit wichtig? Ihre Dateien sind entscheidend für den reibungslosen Ablauf der Veranstaltung. Daher ist es unerlässlich, die darin enthaltenen Daten zu schützen. Um versehentliche oder absichtliche Datenlecks zu verhindern, um sich vor externen Angriffen zu schützen, um eine Disaster-Recovery-Lösung zu haben oder um sich gegen Vorwürfe von Datenmissmanagement zu verteidigen?
Die Signatur ist das Hauptargument für die Investition in ein elektronisches Records Management System (ERMS)
Die Hinterlegung von digitalen Dokumenten setzt die Implementierung von EAS voraus. EAS ist die Abkürzung für Elektronische Artikel Sicherung oder auch für Electronic Article Surveillance. Die Sicherung digitaler Signaturdateien ist ein weiteres Argument für die Investition in EAS und die Optimierung der damit verbundenen Kosten und Risiken durch den Verzicht auf den Einsatz von Langzeitsignaturerhöhungstechniken. Die Implementierung von EAS ist technisch komplex, da sie spezifische fachliche Fähigkeiten von Archivaren erfordert. Rechtlich gesehen ist es mit einigem Aufwand verbunden, die Konformität zu erreichen und über einen längeren Zeitraum aufrechtzuerhalten.
Es wird empfohlen, eine EAS zu verwenden, die der NF-Z 42 013, NF 461 und der ISO 27001-Zertifizierung entspricht. Diese Zertifizierungen tragen zur Qualifikationszertifizierung der ANSSI bei, die einen qualifizierten Dienst zur Speicherung qualifizierter Signaturen darstellt.
Auf dem Weg zum Wohlstand einer gemeinsamen E-Filing-Plattform
Es bleibt nur noch die Wahl der EAS-Betriebsart: Lizenzierung oder SaaS (Software as a Service). Auch im Bereich des E-Filings hat sich das SaaS-Modell weltweit durchgesetzt. Die Cloud hat ein neues SaaS-Produkt speziell für die Archivierung hervorgebracht, die Platform for Electronic Filing (EFS). Sie besteht aus einer Reihe von Software-Komponenten, die auf einer hochleistungsfähigen, virtualisierten Private-Cloud-Infrastruktur laufen. In einer gemeinsam genutzten Umgebung kann EFS die Integrität von Dokumenten mit digitaler Signatur im Laufe der Zeit besser sicherstellen. Sie kann von einem Drittanbieter zur Verfügung gestellt oder für die Allgemeinheit (Gesundheitsämter, lokale Behörden, Tochtergesellschaften von Industriekonzernen usw.) erstellt werden.
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